En France, l’e-mail professionnel obéit à des codes plus formels qu’en anglais. Un message trop direct peut paraître sec et ne pas plaire à votre lecteur, un message trop familier n’est pas approprié et risque de braquer votre destinataire… Je partage avec vous quelques formules de politesse pour vous aider à faire bonne impression dès la première ligne.
J’aide de nombreux élèves étrangers qui travaillent en français dans des entreprises ou des organisations internationales. Voici les règles et les formules essentielles pour écrire un e-mail professionnel clair, poli et naturel.
La structure d’un e-mail professionnel
- L’objet : court et précis.
- La formule d’appel : « Bonjour Madame Martin, », « Madame, Monsieur, »…
- L’introduction : la raison de votre message, en une phrase.
- Le corps : une idée par paragraphe.
- La conclusion : ce que vous attendez de votre interlocuteur.
- La formule de politesse.
- La signature : prénom, nom, fonction, coordonnées.
L’objet : la première chose qu’on lit
Un objet vague (« Question », « Info ») risque de rester sans réponse. Indiquez le sujet et, si besoin, l’action que vous attendez de votre destinataire. Inutile de mettre un verbe dans l’objet, privilégiez un groupe nominal.
- Demande de rendez-vous – formation des nouveaux arrivants
- Compte rendu de la réunion du 12 mars
- Relance : facture n° 688
- Candidature – poste de chargé·e de communication
- Discours du PDG – relecture
La formule d’appel : bien commencer
| Situation | Formule | À savoir |
|---|---|---|
| Vous ne connaissez pas le destinataire | Madame, Monsieur, | La formule la plus formelle, toujours suivie d’une virgule. |
| Vous connaissez son nom | Bonjour Madame Maurel, / Madame Maurel, | « Madame » et « Monsieur » s’écrivent en entier : jamais « Mme » ou « M. » dans la formule d’appel. |
| Vous connaissez déjà la personne | Chère Madame, / Cher Monsieur, / le prénom est approprié | L’usage traditionnel n’ajoute pas le nom après « Cher » ou « Chère ». |
| Un ou une collègue | Bonjour Claire, | Très courant en entreprise. |
| Plusieurs personnes | Bonjour à toutes et à tous, | Ou, plus court : « Bonjour à tous, ». |
De plus en plus de formules d’appel sont acceptées. Par exemple « Bonjour, » tout seul est aujourd’hui accepté dans la plupart des échanges professionnels. Pour ma part, j’utilise souvent un simple « Bonjour, » ou « Bonsoir, » dans mes e-mails professionnels.
Le corps du message : les formules utiles
Pour introduire
- Comme convenu lors de notre conversation,
- Je vous contacte au sujet de / concernant
- Je vous écris suite à / à la suite de
« Suite à » est très courant en entreprise ; « à la suite de » est plus soutenu.
Pour demander poliment
- Pourriez-vous me transmettre… ?
- Serait-il possible de… + infinitif ?
- Je vous prie de bien vouloir + infinitif
- Je vous remercie de + infinitif
- Je vous saurais gré de + infinitif
Le conditionnel est votre meilleur allié pour adoucir une demande. Attention à l’orthographe : on écrit je voudrais avec un « s » (conditionnel), et non je voudrai (futur). Je vous explique pourquoi dans cet article.
Pour joindre un document
- Vous trouverez ci-joint…
- Je vous joins…
- Je vous transmets en pièce jointe…
- Veuillez trouver en pièce jointe…
Si vous souhaitez faire un copier-coller, vous pouvez opter pour la formule « vous trouverez ci-dessous… ».
Attention : vous devez écrire « en pièce jointe mon CV » (singulier) mais « en pièces jointes mon CV et ma lettre de motivation » (pluriel).
Pour relancer
- Je me permets de revenir vers vous concernant / au sujet de…
- Sauf erreur de ma part, je n’ai pas encore reçu…
- Avez-vous pu prendre connaissance de… ?
- Je souhaitais m’assurer que vous aviez bien reçu / lu…
Pour conclure
- Je reste à votre disposition pour tout complément d’information.
- Dans l’attente de votre retour, …
- Je vous remercie par avance de votre réponse.
La formule de politesse : choisir le bon niveau
| Niveau | Formule | Quand l’utiliser |
|---|---|---|
| Très formel | Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. | Administration, réclamation, lettre de candidature |
| Professionnel standard | Cordialement, / Bien cordialement, | La grande majorité des e-mails |
| Chaleureux | Bien à vous, | Une relation professionnelle installée |
| Entre collègues | Bonne journée, / À bientôt, | Les échanges du quotidien |
Évitez l’abréviation « Cdt » : elle est perçue comme négligée. Et gardez le même niveau de langue du début à la fin : « Madame, Monsieur, » suivi de « À plus », c’est le grand écart ! Il faut garder une cohérence dans l’ensemble de votre e-mail.
Tutoyer ou vouvoyer ?
Au premier contact, vouvoyez toujours. Le tutoiement dépend de la culture de l’entreprise et de votre relation : attendez que votre interlocuteur vous le propose, ou suivez son usage s’il vous tutoie dans ses messages. Nous aurons l’occasion d’y revenir dans un article plus complet.
Un exemple complet
Objet : Demande de rendez-vous – formation des nouveaux arrivants
Bonjour Madame Lefèvre,
Je me permets de vous contacter au sujet de la formation des nouveaux arrivants prévue en mars. Serait-il possible d’organiser un court rendez-vous la semaine prochaine pour en préciser le contenu ?
Je suis disponible mardi ou jeudi, entre 10 h et 12 h.
Je reste à votre disposition pour tout complément d’information.
Bien cordialement,
Jane Smith
Chargée de projet – Ressources humaines
Cinq erreurs à éviter
- Un objet vide ou trop vague.
- Commencer par « Salut » ou oublier la formule d’appel.
- Traduire mot à mot l’anglais : « J’espère que ce mail vous trouve bien » est un calque de I hope this email finds you well. Préférez « J’espère que vous allez bien », réservé aux personnes que vous connaissez.
- Confondre je voudrais / j’aimerais (conditionnel) et je voudrai / j’aimerai (futur).
- Mélanger le registre soutenu et le registre familier dans le même message. Pour revoir les trois registres de langue, lisez mon article sur les mots familiers.
À vous de jouer !
Quelle formule d’appel et quelle formule de politesse choisiriez-vous dans ces situations ?
- Vous écrivez pour la première fois au service des ressources humaines d’une entreprise, sans connaître le nom du destinataire.
- Vous répondez à Thomas, un collègue avec qui vous travaillez tous les jours.
- Vous envoyez une réclamation officielle à votre banque.
- Vous relancez Madame Durand, une cliente qui n’a pas répondu à votre devis.
Voir le corrigé
- « Madame, Monsieur, » … « Cordialement, » (ou la formule très formelle si votre courrier est officiel).
- « Bonjour Thomas, » … « Bonne journée, » ou « À bientôt, ».
- « Madame, Monsieur, » … « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. »
- « Bonjour Madame Durand, » puis « Je me permets de revenir vers vous concernant le devis… » … « Bien cordialement, ».
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